De “redelijke termijn”, die de werkgever in acht moet nemen om te proberen de werknemer te herplaatsen is bepaald in de Ontslagregeling en gelijk aan de wettelijke opzegtermijn van de werkgever. Deze is afhankelijk van de duur van het dienstverband.

Als er sprake is van een arbeidsgehandicapte werknemer, bedraagt de redelijke herplaatsingstermijn 26 weken. Let op: het gaat dus om de wettelijke opzegtermijn die de werkgever in acht moet nemen. Als er bijvoorbeeld in het arbeidscontract van deze wettelijke opzegtermijn is afgeweken, heeft dat dus geen gevolgen voor de duur van de herplaatsingsverplichting. De termijn wordt berekend vanaf het moment dat de rechter een beslissing op het ontslagverzoek neemt. Dit houdt weer in dat de werkgever bij het indienen van een ontslagverzoek gemotiveerd moet kunnen aangeven dat herplaatsing binnen de van toepassing zijnde redelijke termijn niet mogelijk is.

Bij de herplaatsingsverplichting gaat het erom dat de werkgever bekijkt of de werknemer een “passende functie” kan worden aangeboden. Volgens de officiële definitie is dat een functie die aansluit bij de opleiding, ervaring en capaciteiten van de werknemer. Anders dan bij het begrip “uitwisselbare functie” (in het kader van het afspiegelingsbeginsel bij bedrijfseconomisch ontslag) is het persoonlijk profiel van de werknemer in kwestie relevant. Uitwisselbare functies zijn soortgelijk. Een passende functie hoeft dat niet te zijn en kan ook een functie zijn van een lager niveau dan de functie, waaruit de werknemer komt. Met name kan dat het gevolg zijn, indien de werknemer terugkeert in een functie, waarin hij eerder wel goed heeft gefunctioneerd.

Het is niet voldoende om alleen maar te kijken naar vacatures, die de werkgever heeft of verwacht te krijgen. De werkgever moet ook kijken naar mogelijkheden op andere vestigingen of locaties en zelfs bij zusterbedrijven. Ook functies die vervuld worden door flexwerkers moeten worden meegenomen, maar alleen voorzover die flexwerkers werkzaamheden van structurele aard verrichten. Onder flexwerkers kunnen dan worden verstaan, uitzendkrachten, oproepkrachten, zzp-ers en werknemers met arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd, voorzover die contracten eindigen binnen de herplaatsingstermijn. Echt tijdelijk of incidenteel werk hoeft niet te worden meegenomen bij de verplichting tot herplaatsing.

De herplaatsingsverplichting binnen de redelijke termijn brengt dus met zich mee dat een disfunctionerende medewerker soms een functie moet worden aangeboden, die door een flexkracht wordt vervuld, waarbij de laatste het veld moet ruimen, ten gunste van de eerste.

De werkgever moet bij de herplaatsing ook kijken naar scholingsmogelijkheden. Van de werkgever kan worden verlangd dat hij de werknemer schoolt, als die scholing ertoe leidt dat de werknemer binnen de herplaatsingstermijn in de passende functie aan de slag kan. Een losse verplichting tot scholing is er niet, deze is gekoppeld aan de passende functie binnen de genoemde termijn. Tot slot kan daarbij de financiële positie van de werkgever nog een rol spelen.