Het komt veel voor dat werkgevers veel te vaag zijn op het punt van het het concreet benoemen van verbeterpunten. Rechters accepteren dat over het algemeen niet. Het moet voor de werknemer met een verbetertraject helemaal duidelijk zijn op welk punt of welke punten hij zich moet verbeteren. Een algemeen verwoord verbeterpunt “verbetering communicatie” is te vaag, als je als werkgever bedoelt en ook kunt zeggen dat de werknemer “e-mails van zijn leidinggevende altijd uiterlijk de volgende werkdag moet beantwoorden”.

Het benoemen van verbeterpunten is één ding, iets anders is hoe de werkgever vervolgens wil meten of de werknemer het verbeterpunt realiseert, of niet. Vuistregel uit de rechtspraak is dat als een verbeterpunt op verschillende manieren meetbaar is, dat dan in het verbeterplan wordt vastgelegd hoe dit wordt gemeten. Het is daarbij het beste te kiezen voor een meetmethode, die zo objectief mogelijk is. Dat voorkomt latere discussie over het wel of niet realiseren van het verbeterpunt.

Bij disfunctioneren gaat het om het niet goed kunnen functioneren. Het uitgangspunt is dat disfunctioneren niet verwijtbaar is ten opzichte van de werknemer. De werknemer wil in principe dus wel zijn best doen, maar het gaat niet, of niet langer. In het kader van een verbetertraject is het zaak dat de werkgever kijkt naar wat hij zelf kan doen om de werknemer beter te laten functioneren. Kortom, rechters verwachten van werkgevers dat zij niet achterover gaan zitten en alleen maar kritiek geven, maar een actieve rol nemen om het functioneren naar het gewenste niveau te krijgen. Vanzelfsprekend gaat het bij ondersteunende maatregelen om maatwerk. Maar in algemene zin kun je denken aan aanvullende scholing, training of cursussen. In andere gevallen zal een coach of mentor kunnen helpen om verbeterpunten te realiseren.

Het doel moet zijn om in het verbeterplan (verbetertraject) afspraken te maken over de ondersteunende maatregelen, die de werkgever gaat inzetten. Valt geen overeenstemming met de werknemer te bereiken (bijvoorbeeld hij aanvullende scholing niet zinvol vindt), dan is het verstandig dat eveneens schriftelijk vast te leggen. Voor het spiegelbeeld geval geldt trouwens hetzelfde; stel de werknemer zegt dat een cursus timemanagement hem zou helpen bij het op tijd afkrijgen van zijn werk, maar de werkgever ziet daar niets in, dan zou de werkgever in het verbeterplan kunnen vastleggen dat en waarom de gevraagde cursus geen soelaas biedt.

Ook deze vuistregel vloeit voort uit de gedachte dat een verbetertraject iets is waarvoor zowel de werknemer als de werkgever hun best moeten doen. Een verbetertraject zal in beginsel een aantal maanden in beslag nemen. Het is dan zaak tussentijdse evaluaties te hebben van hoe het op dat moment gaat. Uiteraard moeten deze evaluaties schriftelijk worden vastgelegd en kenbaar worden gemaakt aan de betreffende werknemer.  Dit geeft de werknemer gelegenheid om bij te sturen en voorkomt verrassing aan het eind van het verbetertraject. In het verbeterplan doet een werkgever er goed aan op voorhand vast te leggen op welke momenten hij over wil gaan tot tussentijdse evaluatie. Wel is het dan zaak dat de werkgever deze afspraak precies nakomt. Anders loopt hij weer het risico dat de rechter hem dit niet nakomen van de afspraak gaat aanrekenen, bijvoorbeeld door het ontslagverzoek wegens disfunctioneren niet in te willigen.

Als werknemer moet je weten waar je aan toe bent. Het kan dus niet zo zijn dat je voor onbepaalde tijd of met een open einde in een verbetertraject terecht komt. Het eindpunt (en daarmee de laatste evaluatie) van het verbetertraject moet vooraf worden afgesproken en vastgelegd. Dat betekent niet dat de werkgever (of zelfs de werknemer) onderweg geen reden kan hebben om het verbetertraject te verlengen. Als zo’n aanleiding er is, dan is het verstandig die, inclusief de periode van verlenging, (weer) schriftelijk vast te leggen. Een goed voorbeeld van een aanleiding tot verlenging van het verbetertraject is de situatie dat het functioneren duidelijk de goede kant op gaat, maar dat het gewenste niveau er net nog niet is. In het geval de werknemer tijdens een lopend verbetertraject langere tijd ziek is, dan kan hij feitelijk niet aan verbetering werken. In zo’n geval is de beste oplossing het verbetertraject voor de duur van de ziekte op te schorten en dat aan de werknemer te bevestigen.

Weer vanuit de gedachte dat de werknemer moet weten waar hij aan toe is. Omdat vooraf te bedenken is wat de gevolgen zijn, mag van de werkgever worden verwacht dat hij de gevolgen deelt met zijn werknemer. Meestal zal het te benoemen gevolg zijn dat de werknemer niet langer in zijn functie werkzaam zal kunnen zijn en dat een ontslag onvermijdelijk is, als de werkgever de werknemer niet kan herplaatsen in een passende functie.