In de praktijk worden deze termen vaak door elkaar gebruikt. Er bestaat ook niet een wettelijke definitie of verplichting tot het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Wel zou je kunnen zeggen dat het functioneringsgesprek meer de toekomst als onderwerp heeft en dat het meer een gesprek is, waarbij de werknemer ook zijn visie geeft, naast de werkgever. Het beoordelingsgesprek gaat dan, in die visie, over de achterliggende periode en houdt meer de eenzijdige beoordeling van de werkgever in, op hetgeen gebeurd is.

Het is belangrijk dat functionerings- en beoordelingsgesprekken schriftelijk en goed worden vastgelegd. Hier ligt een taak voor de werkgever. Veelal gebeurt dat aan de hand van een formulier. Op zichzelf is dat prima, als men ook maar goed rekening houdt met het invullen van het formulier. Vaak ontbreekt een datum van ondertekening, of een handtekening. Geregeld vullen werkgevers vragen of items op het formulier niet in, of is het allemaal zo vaag dat later discussie ontstaat over de inhoud van het gesprek (of zelfs over de vraag of het wel of niet heeft plaatsgevonden). Deze problemen spelen natuurlijk vooral een rol, op het moment dat de werkgever over wil gaan tot ontslag wegens disfunctioneren en partijen als het ware tegenover elkaar komen te staan.

Een ander veelvoorkomend probleem is dat werkgevers de afspraken niet stipt nakomen, die ze zelf hebben gemaakt in het functionerings- of beoordelingsgesprek. Een voorbeeld is dat het functioneren of de verbeterpunten bijvoorbeeld na zes maanden opnieuw zal worden beoordeeld. De werkgever die dat vergeet zal zeker een probleem hebben, als hij met zijn ontslagdossier naar de rechter moet.