De ontslagprocedure bij UWV begint met een schriftelijke aanvraag van de werkgever. De werkgever moet eerst aangeven dat en waarom hij de arbeidsovereenkomst met de werknemer wil opzeggen. De werkgever moet bij de aanvraag verplicht gebruik maken van de formulieren die UWV (online) ter beschikking stelt. Hij kan de formulieren en de bijlagen uploaden via het werkgeversportaal of per post, of fax naar UWV sturen.  De aanvraag zal worden behandeld door de afdeling Arbeidsjuridische Dienstverlening van UWV (AJD), in de UWV regio, waar de werknemer gewoonlijk zijn werk verricht.

Na ontvangst van de formulieren en bijlagen zal UWV eerst beoordelen of de aanvraag compleet is. Als dat niet het geval is, zal de werkgever acht dagen de tijd krijgen om de aanvraag alsnog compleet te maken. UWV laat dit schriftelijk weten aan de werkgever. Het komt nogal eens voor dat UWV meer bijlagen, documenten wil ontvangen om de ontslagaanvraag goed te kunnen beoordelen.

UWV stuurt een complete ontslagaanvraag (inclusief alle bijlagen) per post door naar de werknemer. Daarbij zal UWV de werknemer vragen binnen twee weken schriftelijk te reageren op het verzoek van de werkgever. Hoewel het niet verplicht is hiervoor een advocaat / jurist in te schakelen is het vaak verstandig dat wel te doen. Het toetsen van een ontslagaanvraag is voor een leek nog niet zo eenvoudig. Een deskundige kan met meer kans op succes gaten schieten in de aanvraag van de werkgever.

Na ontvangst van de reactie van de werknemer zal UWV bepalen of de werkgever nog een keer moet reageren op de reactie van de werknemer. Als dat nodig is, dan zal de werknemer daarna nog een keer op de reactie van de werkgever kunnen reageren. Soms is nog een derde ronde van hoor en wederhoor nodig. In de meeste gevallen blijft de procedure echter beperkt tot de aanvraag van de werkgever en de reactie van de werknemer.

UWV gaat na of sprake is van een opzegverbod. Dat is bijvoorbeeld het geval bij ziekte of zwangerschap. Als sprake is van een “tijdens” opzegverbod zal UWV de aanvraag afwijzen. In het geval van een zieke werknemer kan de werkgever dit proberen te voorkomen door een verklaring van de bedrijfsarts te overleggen dat de werknemer naar verwachting op zeer korte termijn weer hersteld zal zijn.

UWV kan in zijn beslissing de toestemming om de arbeidsovereenkomst op te zeggen wel of niet verlenen. De beslissing stuurt UWV altijd schriftelijk naar beide partijen tegelijk. Als UWV de toestemming (de ontslagvergunning) verleent moet de werkgever de arbeidsovereenkomst vervolgens nog opzeggen om deze ook echt laten eindigen. De werkgever moet dat binnen vier weken vanaf de datum van toestemming doen. Daarna is de ontslagvergunning niet meer geldig. Bij de opzegging moet de werkgever rekening houden met de opzegtermijn, waarbij de proceduretijd bij UWV in mindering mag worden gebracht. UWV geeft in zijn beslissing altijd precies aan hoe lang de procedure heeft geduurd. Na het verstrijken van de opzegtermijn eindigt de arbeidsovereenkomst. Als UWV de toestemming weigert, blijft het dienstverband gewoon in stand.

De partij die het niet eens is met de beslissing van UWV kan beroep hiertegen aantekenen bij de kantonrechter.

Als het UWV Werkbedrijf aan een werkgever een ontslagvergunning afgeeft wegens een bedrijfseconomische reden, dan wordt aan het ontslagbesluit meestal een zogenaamde wederindiensttredingsvoorwaarde verbonden.

Deze voorwaarde houdt in dat de werkgever binnen 26 weken vanaf de afgiftedatum van de ontslagvergunning geen werknemers mag aannemen voor de werkzaamheden die normaal gesproken verricht werden door de ontslagen werknemer.

Deze voorwaarde wordt door het UWV Werkbedrijf als volgt in de ontslagbeslissing opgenomen:

‘Aan deze toestemming wordt de voorwaarde verbonden dat de werkgever binnen 26 weken na bekendmaking van deze toestemming geen werknemer in dienst zal nemen voor het verrichten van werkzaamheden van dezelfde aard, dan nadat hij degene voor wie de toestemming tot opzegging van de arbeidsverhouding wordt verleend, in de gelegenheid heeft gesteld zijn vroegere werkzaamheden op de bij de werkgever gebruikelijke voorwaarden te hervatten.’

Onder in dienst nemen wordt in dit verband ook verstaan de aanstelling van parttime werknemers of het inlenen van uitzendkrachten.

Een werkgever zal dus binnen de periode van 26 weken eerst de ontslagen werknemer moeten aanbieden om weer in dienst te treden voordat hij andere medewerkers buiten het bedrijf aanstelt om de werkzaamheden van de vroegere werknemer te gaan verrichten.

Als de werkgever zich niet aan deze voorwaarde houdt, dan kan de ontslagen werknemer binnen zes maanden de vernietigbaarheid van zijn ontslag inroepen. Dit heeft weer tot gevolg dat de werknemer in feite al die tijd in dienst gebleven is en zijn arbeidsovereenkomst blijft doorlopen.

De werknemer zal in het geval van opzegging na een afgegeven ontslagvergunning door UWV normaal gesproken recht hebben op de transitievergoeding. Normaal gesproken zal de werkgever deze dan ook gewoon betalen. Als dat niet vlot gebeurt zal de werknemer wel zelf tijdig actie moeten ondernemen om zijn transitievergoeding te verkrijgen. Desnoods zal hij de kantonrechter om toekenning van de transitievergoeding moeten vragen.